Hybrid Events - Was Sie darüber wissen sollten

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Hybrid Events bieten viele neue Freiheiten für Veranstalter und ermöglichen traumhafte Reichweiten. Nur zwei Gründe, auf mehr Digitalisierung zu setzen.

In Zeiten von Reisebeschränkungen ist auch die Bereitschaft, Veranstaltungen online zu konsumieren deutlich gestiegen. 

Warum Hybrid Events?

Corona hat vieles geändert

Nach einer ersten Stornowelle und abgesagten Veranstaltungen durch die Corona-Pandemie ist nun eine neue Ära der digitalen Events angebrochen. Die Digitalisierung ist wichtiger denn je, Budgets haben sich verschoben und Kreativität ist gefragt. 

Die Trends für 2021

Künftige Veranstaltungen werden auch nach 2020 zu einem viel größeren Teil eine Online-Variante anbieten, als das bisher der Fall war. Der Trend zu mehr Heimarbeit, Reisebudgets, die nach der Krise nicht mehr aufgestockt wurden oder einfach nur die unkomplizierte Möglichkeit, digitale Inhalte on demand zu konsumieren werden das Event-Business verändern.

Konferenzen und Tagungen

Der Einsatzbereich für hybride Veranstaltungen ist breit. Vor allem aber sind es Vorträge, Konferenzen und Tagungen oder Schulungen. Vorträge und Keynotes können gestreamt und von den nicht vor Ort anwesenden Gästen auch komfortabel online oder on demand abgerufen werden. Bereits am 9. September 2015 hat Apple zum ersten Mal in seiner Geschichte den Special Event „Hey Siri, give us a hint“ weltweit für Apple und Windows User gestreamt und die Veranstaltung im Bill Graham Civic Autitorium in San Francisco so zum ersten globalen Hybrid-Event gemacht.

Budgets verändern sich

Mit Hybrid Events kommen neue Herausforderungen auf die Eventplaner zu. Ganze Kostenblöcke brechen weg, werden verschoben und es braucht neue Investitionen in Technologie und Vermarktung. Die „natürlichen“ Limits einer Live-Veranstaltung – geografisch sowie infrastrukturell – fallen weg. 

Datenerhebung für eine bessere Analyse

Auswertungen zum Online- und Live-Teil der Veranstaltung lassen sich bei hybriden Veranstaltungen in Echtzeit und mit sehr hoher Genauigkeit darstellen. Sowohl die Einlass-Lösungen am Veranstaltungsort als auch die Analytics-Tools auf den Streaming-Seiten tracken exakt, wie viele Personen sich in welchem Vortragsraum befunden haben oder virtuell zugeschalten sind. Damit kann künftig auch in Echtzeit auf Tendenzen reagiert und einzelne Veranstaltungen noch zusätzlich beworben werden.

 

5 Tipps für die Planung von Hybrid Events

Was gefällt, ist gut

Fragen Sie sich, wie Sie Ihr Kommunikationsziel bestmöglich mit den Wünschen und Anforderungen Ihrer Besucher unter einen Hut bringen können. Schaffen Sie die bestmögliche Atmosphäre und erwecken Sie Interesse. Je mehr Ihre Veranstaltung genau die Interessen und Erwartungen Ihrer Besucher trifft oder sogar übertrifft, desto erfolgreicher wird sie sein.

Service bieten

Je nach Ihren Möglichkeiten können nur eine bestimmte Anzahl an Teilnehmern am Live-Event teilnehmen. Entweder verfolgen Sie das „First Come First Serve“- Prinzip (FCFS), oder Sie wählen aus den Anmeldungen diejenigen aus, die das Hauptevent besuchen können. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden – der Anmeldeprozess sollte so einfach und komfortabel wie möglich für Ihre Gäste sein.

Zeigen Sie Mut 

Nur wer kreativ ist und neue Formate für seine Veranstaltungen ausprobiert, wird Erfolg haben. Spielen Sie auf der Klaviatur der digitalen Möglichkeiten und sammeln Sie Erfahrung. Kurze Umfragen vor oder nach Veranstaltungen bringen direktes Feedback von den Besuchern.

Erfahrung sammeln

Nicht immer helfen Erfahrungsberichte von Branchen-Kolleginnen. Der Erfolg unterschiedlicher Strategien hängt von vielen Faktoren ab: Zielgruppe, Tageszeit, Stimmungslage, u.v.m. Je mehr Sie ausprobieren und Feedback gesammelt haben, desto genauer wissen Sie für künftige Events, was in Ihrem Fall am besten funktioniert.

Das Besondere bleibt

Je mehr Sie es schaffen, Kommunikation über Ihre Veranstaltung in Gang zu bringen, desto besser. Im Idealfall wird man über die Veranstaltung noch Monate twittern oder reden. Wenn das der Fall ist, dann haben Sie erfolgreich einen Anker gesetzt und Ihr Publikum berührt.

 

Hybrid Events mit eyepinX umsetzen

Mit eyepinX können Sie einfach und unkompliziert hybride Veranstaltungen organisieren. Je nach Anforderung und Situation stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Hier nur ein Auszug der Möglichkeiten, die eyepinX Ihnen bietet:

  • Split der Veranstaltung in Live und Online oder einer weiteren Location mit Streaming-Service

  • First Come First Serve (FCFS) für Live-Event Anmeldung

oder:

  • Akkreditierung (Auswahl der Personen, die zum Live-Event zugelassen werden durch den Veranstalter)

  • Limitierung für die einzelnen Events

  • Optionale Warteliste

  • Coming soon: Fixe Sitzplatzzuteilung und Contact-Tracing

Für Anfragen oder weitere Infos nutzen Sie gerne unser Feedback-Formular.

 

Hybrides Ticketing

Auch für kostenpflichtige Veranstaltungen bietet eyepin eine fertige Lösung. Unterschiedliche Ticket-Kategorien können über Zugangscodes sowohl für den Vor-Ort-Einlass mit QR-Code und Wallet-Ticket als auch für die Teilnahme an Live-Sreams mit Zugangscode verwendet werden. 

 

Buchtipp (Ankündigung)

Am 30. September erscheint „30 Minuten Digitale Events“ (Melanie Eschle, Thorsten Jekel und Ralf Schmitt) aus dem Gabal Verlag. Das Buch beschäftigt sich mit der aktuellen Situation in 2020 und geht auf die Veränderungen im Event-Business ein. 

 

Autor: Franz Kolostori

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