Teilnehmer Management für Webinar-Lösungen

Illustration mit Computer- und Webinar-Elementen.

Bei einem Webinar sind Einladung, Teilnehmermanagement und eine professionelle Nachbereitung wichtige Bausteine.

Der Trend zu Online-Events ist ungebrochen. Doch genau wie bei lokalen Veranstaltungen sind bei Webinaren ist nicht nur Planung und Inhalt ausschlaggebend. Auch die Themen Einladung, Teilnehmermanagement sowie eine professionelle Nachbereitung sind wichtige Bausteine. Dafür bieten die meisten Webinarlösungen jedoch nur rudimentäre Funktionen an.

Wir bieten mit eyepinX und eyepinX Gate bereits seit vielen Jahren Lösungen für Einladungsmanagement, Gästeslistenverwaltung, Security-, sowie Zutrittslösungen für Veranstaltungen der Wirtschaft und des öffentlichen Bereiches an. Durch den Anstieg an Hybrid Events und reinen Online Veranstaltungen nimmt auch die Bedeutung von Webinar-Lösungen zu.

Webinare können mit vergleichsweise geringem Aufwand abgehalten werden, sind nachhaltig und bieten eine hohes Potential an Reichweitenzuwachs. Das funktioniert allerdings nur, wenn auch Kommunikation und Teilnehmer-Management professionell umgesetzt werden.

Im Zuge der Planung von Webinaren gibt es einiges zu beachten:

  • Mails und Anmeldeseiten für Events in einheitlichem Layout und Design
  • Einladungen mit Auswahl von mehreren Webinarterminen oder auch Vor-Ort-Terminen
  • Ticketing für kostenpflichtige Webinare, mit Preisstaffeln für beispielsweise Early-Bird-Tickets 
  • Akkreditierungsebene, mit der Teilnehmer überprüft werden können, bevor Ihre Anmeldung bestätigt wird.
  • Delegationsmanagement für die Meldung der Delegationsteilnehmer durch einen Organisator
  • Automatisierte zweite Einladung, Reminder und Follow Up Mails
  • Personalisierungen für alle Eventmails
  • Integrierte Newsletteranmeldung und nachgeschaltete Umfragen mit Verwaltung in der selben Benutzeroberfläche
  • Marketing Automation mit Anbindung an bestehende Marketingkanäle

Eine Lösung für alle Event-Typen

eyepin bietet mit der Anbindung an Webinarlösungen die Möglichkeit, zentral Offline-, Online- und Hybrid Events abzuwickeln. Auch das komplette Teilnehmermanagement läuft über eyepin. Die Event- sowie Teilnehmerdaten werden bei Online Events einfach zwischen eyepin und dem jeweiligen Webinartool ausgetauscht, sodass Zugangslinks zum Webinar automatisiert über eyepin verschickt werden können.

Qualität entscheidet über den Erfolg

Beim Einladungsprozess zum Webinar gibt es vieles zu beachten. Die Einladungsmails müssen nicht nur ein professionelles Design aufweisen und von der Relevanz des Webinars überzeugen. Damit der Empfänger sich angesprochen fühlt, sollten die Einladungen personalisiert sein. Der Anmeldeprozess bietet über einen automatisch personalisierten Anmeldelink mehr Komfort für die Teilnehmer, Formularfelder sind bereits vorausgefüllt. Auch zweite Einladungen sind wichtig, die automatisiert an alle eingeladenen Personen verschickt werden, die auf die erste Einladung nicht reagiert haben. Damit der Termin nicht vergessen wird, sollte in der Anmeldebestätigung neben allen relevanten Informationen auch ein Kalenderfile angehängt sein. Ein Reminder der automatisiert zu einem vordefinierten Zeitpunkt versendet wird, sollte zusätzlich an das Webinar erinnern. 

Die Nachbereitung ist ausschlaggebend

Bei Webinaren ist auch die Nachbereitung entscheidend. Besonders bei Webinaren zur Lead-Generierung ist es wichtig mit dem Teilnehmer auch nach dem Event in Kontakt zu bleiben. Hierfür gibt es automatisierte Follow Up Mails. Bei diesen wird automatisiert zwischen Teilnehmern und angemeldeten Personen die nicht am Webinar teilgenommen haben unterschieden. An die erste Gruppe können weitere Informationen und eine Aufforderung zur Teilnahme an einer Umfrage geschickt werden. Personen die angemeldet waren, aber nicht zum Webinar erschienen sind können einfach einen Link zur Aufzeichnung erhalten. Über die Verknüpfung mit einer Marketing Automation, kann der Teilnehmer auch automatisiert zu weiteren Events eingeladen werden, die seinen Interessen entsprechen. Außerdem kann er über alle Marketing Kanäle weiter Informationen erhalten. 

Welche Lösungen können angebunden werden?

So gut wie alle gängigen Webinar-Software Anbieter bieten eine Kommunikations-Schnittstelle an. Darüber kann die in eyepin Fire integrierte API in der Regel einfach angebunden werden.

Die Autorin Nadja Häcker ist im Vertrieb bei eyepin für Event Marketing zuständig und freut sich jederzeit über Fragen oder Input.

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