Mit diesen 6 E-Mails gelingt die Event-Kommunikation

Event-Kommunikation_Newsletter

Zu jedem erfolgreichen Event gehört eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation. Es gilt, alle wichtigen Informationen rechtzeitig an die richtige Zielgruppe zu verteilen: Teilnahme-Aufrufe, Zusage-Bestätigungen, Veranstaltungs-Reminder. 

Mit passenden Automations-Tools können Sie den Ablauf der Kommunikation sowie die Trigger für die einzelnen Mailings bereits im Vorfeld aufsetzen. So können Sie mühelos einstellen, wer die erste Einladung erhalten soll, was bei Nicht-Reaktion passiert und wie mit Zu- und Absagen umgegangen wird.

Ist diese Strategie einmal definiert und das Design für Ihre Kampagne entwickelt, haben Sie bereits einen Großteil zur erfolgreichen Kommunikation rund um ein Event erledigt.

Für Sie haben wir die sechs wichtigsten Touchpoints im Event E-Mail Marketing abgeleitet. Zur Veranschaulichung der Tipps gewähren wir Ihnen einen Einblick in unsere eigene Veranstaltungskommunikation, die wir im Zuge unserer Jubiläumsfeier „15 Jahre eyepin“ aufgesetzt haben. Als kleines Extra geben wir zusätzliche unsere Versandtage an. Verstehen Sie diese Zeiträume als Richtwerte, die Ihnen bei der Planung zusätzlich helfen können.

 

 

E-Mail 1
Zehn Wochen vor dem Event: Save the date!

  • Verschicken Sie eine Save-the-date-Benachrichtigung, sobald das Datum für Ihre Veranstaltung feststeht.
  • Informieren Sie kurz über das WANN und WAS. Mehr ist an dieser Stelle nicht nötig.
  • Machen Sie es Ihren (potenziellen) Gästen so komfortabel wie möglich: Bieten Sie einen Kalendereintrag direkt aus der Mail heraus an. Das kommt auch Ihnen zugute: Der Empfänger kann sich direkt einen Blocker in seinem Kalender eintragen.

E-Mail 2
Acht Wochen vor dem Event: Die konkrete Einladung

  • Jetzt wird es ernst! In dieser E-Mail machen Sie das Event schmackhaft und klären die Frage nach dem WARUM. Wecken Sie das Interesse Ihrer potenziellen Gäste, sodass diese genau wissen, was bei Ihrer Veranstaltung für sie drin ist.
  • Legen Sie einen Anmeldeschluss fest. Davon hängt schließlich die gesamte Eventplanung ab.
  • Das oft gehörte Kredo der Personalisierung zählt auch hier: Spielen Sie mit der persönlichen Anrede, einer personalisierten Betreffzeile, aber auch dem Versender selbst. Denn ist es nicht schöner, vom langjährigen Geschäftspartner persönlich eingeladen zu werden?
  • Und nicht vergessen: rufen Sie zu einer Antwort auf! Denn auch eine Absage sagt mehr aus als Stille.

 

E-Mail 3
Vier Wochen vor dem Event: A „gentle reminder“

  • Schicken Sie Empfängern, die noch nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, einen Reminder. Ist der Zeitraum bis zu Ihrem Event sehr groß, können Sie auch mehrere Erinnerungs-Mailings einsetzen.
  • In einem ersten Reminder können Sie es sich einfach machen: Gleiche E-Mail, andere Betreffzeile. So erzielen Sie bei sehr geringem Aufwand eine große Wirkung.
  • Zieht auch das nicht, können Sie in einem zweiten Reminder mit härteren Bandagen kämpfen. Arbeiten Sie in Betreff und einem Störer im Bild mit einem Hinweis auf das baldige Ende von Anmeldefrist oder Teilnehmerlimit. Diese Art der Kommunikation ist Ihnen zu aggressiv? Locken Sie stattdessen mit neuen, detaillierten Informationen zu Ihrem Event.
  • Extra-Tipp: Die detaillierten Informationen können Sie auch nutzen, um die bereits angemeldeten Gäste bei Laune zu halten. Wenn Sie die Einzelheiten zur Veranstaltung auf mehrere E-Mails verteilen, generieren Sie diverse zusätzliche Touchpoints, und können so einer vorzeitigen Abmeldung entgegenwirken.

 

E-Mail 4
Direkt nach Anmeldung: die Teilnahme-Bestätigung

 

  • Verschicken Sie eine Teilnahme-Bestätigung, sobald eine Event-Anmeldung erfolgt ist. Dabei wird heutzutage eine schnelle – sofortige – Aussendung erwartet.
  • Übermitteln Sie die wichtigsten Key Facts auf einen Blick: Infos zum Veranstaltungsort sowie zu Start und Ende der Veranstaltung. Übergeben Sie gegebenenfalls einen Strich- oder QR-Code zur Authentifizierung am Einlass.
  • Nutzerfreundlicher wird die E-Mail durch ein paar kleine technische Extras. Binden Sie Funktionen wie „Zum Wallet hinzufügen“, den direkten Kalender-Eintrag oder eine Verlinkung zu Google Maps ein.
  • Denken Sie auch daran, auf eventuelle Fotorechte hinzuweisen.
  • Extra-Tipp: Es kann immer vorkommen, dass ein Gast seine Zusage zu Ihrer Veranstaltung kurzfristig widerrufen muss. Um ihn nicht im Dunkeln zu lassen, könnten Sie also zusätzlich eine Abmelde-Bestätigung vorbereiten.

 

E-Mail 5
Am Veranstaltungstag: Vorfreude schüren & letzte Infos geben

  • Diese E-Mail wird am Tag der Veranstaltung, alternativ einen Tag vorher, nur an die Gäste versendet, welche sich zum Event angemeldet haben.

  • Hier haben Sie die Möglichkeit, die letzten wichtigen Infos mitzugeben: eine Anfahrtsskizze, den aktuellsten Wetter-Bericht, den Ablauf zum Event.
  • Mit Verweisen auf kleine Überraschungen, wie Details zur musikalischen Untermalung oder dem Essensangebot, verstärken Sie die Vorfreude zusätzlich. Wichtiger Nebeneffekt: Kurzfristige Absagen können Sie damit vermeiden.

 

 

 

E-Mail 6
Am Tag danach: ein emotionaler Rückblick

  • Schicken Sie idealerweise direkt am nächsten Tag ein Follow-Up mit Danksagungen und einem Link zur Fotogalerie.
  • Machen Sie sich die Euphorie des Abends zu Nutze: Rufen Sie zum Erinnerungen-Teilen auf Facebook, Instagram und Co. auf – Hashtag nicht vergessen.
  • Extra-Tipp: Sie planen weitere Events solcher Art? Dann bitten Sie um Feedback! Die Einblicke über Tops und Flops werden für Ihr weiteres Veranstaltungs-Management nützlich sein.

 

 

 

Mit gerade einmal sechs E-Mails haben Sie die wichtigsten Touchpoints abgedeckt und Ihre geladenen Gäste mit allen nötigen Informationen versorgt. Sollten Sie weitere obligatorische Informationen, wie unterschiedliche Veranstaltungstage oder Hotelreservierungen, in Ihre Event-Planung aufnehmen, oder einen unserer Extra-Tipps ausprobieren wollen, können Sie natürlich auch zusätzliche Mailings in Ihrer Kommunikation einplanen.

Mit einer guten Vorbereitung und intelligenten Tools wie beispielsweise eyepinX, die den automatisierten E-Mail-Versand mit dem Event-Management verbinden, werden Sie dieser Aufgabe gelassen gegenüber stehen.

Zur Autorin:
Sabine Raspe, Marketing Managerin bei eyepin GmbH, verfügt über jahrelange Erfahrung im E-Mail Marketing. Für eyepin beschäftigt sie sich mit Trends und Themen rund um E-Mail, Automation und Event Marketing. Kontaktieren

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