Event Management - neu gedacht

Jedes Event ist individuell und einzigartig. Doch eines haben alle gemeinsam - sie brauchen eine gut geplante Organisation mit einem erfahrenen Team. Das eyepinX-Team besteht aus aus vielen Einzelkomponenten, die perfekt miteinander agieren: aus Software und Hardware, Scannern und Druckern, unseren engagierten Mitarbeitern und nicht zuletzt aus zertifizierter Versandtechnik für E-Mail Marketing. Sie alle sorgen für ein einfaches Einladungsmanagement, übersichtliche Gästelisten, einen schnellen Einlass und eine unkomplizierte Nachbetreuung - ohne dass vor Ort noch etwas organisiert werden muss. So sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich ganz dem eigentlichen Event widmen.

Einfach - Schnell - Sicher

eyepinX verbindet die eyepin-Software für Event Marketing mit hochmodernen Check-in-Tools. Dadurch sind alle Zutaten für ein erfolgreiches Event Management an einem Ort. Es ist zugleich Einladungs- und Gästelistenmanagement, aber bietet auch alles für den schnellen und sicheren Event-Einlass – von der Einlasskontrolle bis hin zum vollautomatischen Badge-Druck. Schonend für Zeit und Ressourcen läuft der gesamte Event Prozess automatisiert ab. Mit nur wenigen Klicks haben Sie damit alles im Griff, individuell abgestimmt auf Ihr benötigtes Set-up.

eyepinX eignet sich für die verschiedensten Veranstaltungen: Von kleinen Events und Tagungen bis hin zu großen Messen und Kongressen – ab 30 bis zu mehreren tausend Besuchern.

Einladungsmanagement

Das oftmals komplizierte und aufwendige Einladungsmanagement wird mit eyepinX einfach und komfortabel - für Sie und Ihre Gäste. Verschicken Sie Ihr Save the date gleich mit Kalendereintrag und sorgen damit dafür, dass Ihr Event schon früh einen festen Platz in der Zeitplanung Ihrer Gäste einnimmt. Die Einladung kann mit einfacher Adressverwaltung passend zu Ihrem Event via E-Mail oder auch in Print erfolgen. Sie können Adressaten, die nicht reagieren, mit einer zweiten Einladung auf Ihre Veranstaltung aufmerksam machen. Der Versand dieser zweiten Einladung erfolgt automatisiert - ebenso wie der Event-Reminder für Ihre angemeldeten Gäste. Anmeldebestätigungen können auf Wunsch als QR-Codes und Wallet-Tickets versendet werden. Sie legen die Formalitäten fest - unsere Software kümmert sich um den Rest.

Event Website

Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine professionelle Event Website. Einfach Titel der Veranstaltung definieren, Ort und Zeit setzen, Bild einfügen und Beschreibungstext hinzufügen. Im Anmeldeformular steht Ihnen eine Vielzahl an Formularfeldern zur Verfügung, die auf Wunsch auch Ihre CRM-Informationen widerspiegeln.

Die Website wird entweder von eyepin gehostet oder auf Wunsch auch in Ihre Website eingebunden. Wählen Sie dabei aus den kostenlosen eyepin Design-Vorlagen oder verwenden Sie ein von uns erstelltes Design in Ihrer CI.

Außerdem können Sie beliebig viele Termine, z.B. bei Veranstaltungsreihen, erstellen und nur einzelne Termine ausgewählten Zielgruppen anzeigen.

Gästelistenverwaltung

Mit eyepinX kommunizieren Sie einfach und effizient mit Ihren Gästen. In der ausführlichen Darstellung behalten Sie dank automatisierten Live-Reportings stets den Überblick über den aktuellen Anmeldestand. Sie sehen auf einen Blick, wen Sie bereits eingelagen haben, wer nachgeladen wurde und aus welcher Datenquelle Ihre Adressaten stammen. Außerdem erkennt eyepinX, ob und wie die Person auf die Einladung reagiert hat und sendet im Bedarfsfall automatisiert einen Reminder oder eine zweite Einladung. Ein intelligentes Wartelisten-System sowie die übersichtliche Darstellung von Akkreditierungsanfragen gehören ebenfalls zum Repertoire.

Über eyepinX können zudem Details zu etwaigen Begleitpersonen, zum Bedarf eines Hotelzimmers, eines Shuttle-Services, zu speziellen Essensvorlieben, Getränkewünschen uvm. abgefragt werden. 

Intelligenter Einlass

Im Vorfeld einer Veranstaltung werden die aktuellen Anmeldeinformationen der Gäste auf die eyepinX-Hardware-Box übertragen. Diese verbindet sich am Veranstaltungsort über ein eigenes SSL-verschlüsseltes Drahtlosnetzwerk mit Scannern und Druckern an beliebig vielen Check-in-Desks. Kabel- oder Internetverbindungen vor Ort sind nicht notwendig. Der automatische Abgleich ersetzt die oftmals manuell durchgeführte Überprüfung von Excel-Listen sowie mühseliges Suchen nach Namensschildern und beschleunigt den Einlass - für Sie und Ihre Gäste.

Wireless Scanning

Jedes Event ist anders. Abhängig von Faktoren wie dem Veranstaltungsort, der Besuchermenge, der Sicherheitsstufe und dem allgemeinen Setting lässt sich eyepinX individuell daran anpassen. Beim Scan-Vorgang stehen dafür drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswahl.

Touch Computer

Zebra TC25

robuster Scan Engine
lange Akkulaufzeit
schnelle Drahtlosverbindung

Handscanner

Zebra DS8178

kabellos
bis zu 100m Reichweite
bis zu 24h Dauerbetrieb

Standscanner

Honeywell Solaris 7980g

für selbstständigen Check-In

Automatischer Namensdruck

Die integrierte Event-Lösung eyepinX setzt dem mühseligen Suchen von Namensschildern ein Ende. Die Drucker sind per WLAN mit der eyepinX Event-Box verbunden, auf der alle notwendigen Gästeinformationen enthalten sind. Vom Scan bis zur Ausgabe des gedruckten Namens dauert es damit nur wenige Sekunden. 

Der Druck kann auf Karten oder auch auf Papier- oder Textiletiketten erfolgen. Um maximale Schnelligkeit zu gewährleisten, erfolgt der Druck in Schwarz-Weiß. Allerdings können vorab in Ihrer CI oder im Event-Design gebrandete Etiketten für den Druck verwendet werden.

Printer ID Cards

Evolis Primacy

WLAN-fähig
hohe Druckgeschwindigkeit

Badge-Drucker

Zebra GX430t

Papier- und Textiletiketten
Thermodirekt- und Thermotransferdruck
WLAN-fähig

Monitoring

Als Veranstalter sollten Sie immer über die Anzahl der Gäste in einer Location Bescheid wissen. Das Live-Monitoring von eyepinX zeigt daher auf Knopfdruck die aktuelle Auslastung an.

Die Lösung ist offen für viele weitere nützliche Funktionen: Bei Bedarf ist es z. B. durch anonymisierte Chips in den ausgestellten Badges auch möglich, die Verteilung der Gäste auf die unterschiedlichen Räume zu messen bzw. im Nachhinein wichtige Auslastungsinformationen für künftige Veranstaltungsplanungen zur Verfügung zu stellen. Ihre Gäste, die teilgenommen haben, Nachmeldungen, No-Shows und Abmeldungen sind in einzelnen Listen oder in allgemeinen Statistiken übersichtlich darstellbar.  

Follow-up

Lassen Sie Ihre Gäste wissen, dass Sie deren Besuch wertschätzen und schicken Sie diese Botschaft in einer personalisierten Follow-up-Mail. Aufgrund der übersichtlichen Gästelisten haben Sie nur jene Kontaktdaten von Personen, die tatsächlich auch vor Ort waren, in Ihrem Verteiler.

eyepinX bietet aber auch die Möglichkeit im Nachgang der Veranstaltung eine Umfrage an die Gäste zu verschicken. Erstellung und Versand der Umfrage sowie die anschließende Auswertung sind ebenfalls mit eyepinX einfach durchführbar.

Bildergalerie

Sorgen Sie für bleibende Eindrücke Ihrer Veranstaltung. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine Landingpage in eyepinX erstellen, die Ihre Gäste durchblättern, teilen oder auf Social Media sharen können. Der Link dafür wird einfach im Rahmen Ihrer Follow-up-Mail an die Event-Gäste versendet. Die Bildergalerie muss somit nicht auf Ihrer Website eingebunden werden, kann aber auf der eyepinX Landingpage dennoch in Ihrer CI dargestellt werden. Die Landingpage selbst kann dann bei Bedarf auch Links auf Ihre Unternehmens-Website enthalten.

Testimonials

Die Flexibilität, die Schnelligkeit und vor allem der übersichtliche Live-Status der Auslastung haben uns begeistert. Mit eyepinX konnten wir unseren Event-Einlass perfektionieren.“

Sabine Arnhold
Corporate Events & Social Sponsoring
Austrian Airlines AG    

„Mit eyepin können wir unsere Promotion Kampagnen und Landingpages einfach umsetzen und konnten damit schon viele unserer Kunden positiv überraschen. Eine erstaunlich umfangreiche Softwaresuite für fast alle Anforderungen.“

Mag. Petra Aigner
Leitung Salespromotions
Austrian Airlines AG

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