ob digital oder vorort...

Hybrid Events mit eyepinX

Nachhaltigkeit und Service

Hybrid Events bieten mehr Nachhaltigkeit und sind ein perfekter Service für Ihre Gäste. Solange die Pandemie das Abhalten von Veranstaltungen unmöglich oder schwierig macht, sind Online- oder Hybrid-Veranstaltungen eine nachhaltige und verantwortungsvolle Lösung.

Dabei können Sie wählen, ob der hybride Teil Ihrer Veranstaltung ein Webcast oder ein Stream von Disskussionsrunden oder Reden ist.

Mit unseren Partnern können wir Ihnen auch das Streaming vorort oder im Studio anbieten. Die Einbindung von Webcast Lösungen in das eyepinX Einladungsmanagement ist ebenso möglich.

Kosten sparen

Ganze Kostenblöcke für zum Beispiel Reise- & Übernachtungskosten der Teilnehmer, Catering oder Raummiete entfallen. Nach einiger einmaligen Investition in die benötigte Technik fallen die folgenden Kosten gering aus und können optimal in die Vermarktung Ihres Hybrid Events fließen.

Großer Einsatzbereich

Der Einsatzbereich für Hybrid Events ist breit. Besonders geeignet sind vor allem Vorträge, Konferenzen, Tagungen oder Schulungen. Vorträge und Keynotes können gestreamt und von den nicht vor Ort anwesenden Gästen auch komfortabel online oder on demand abgerufen werden.

Hohe Teilnehmeranzahl

Mit Hybrid Event entfallen geografische und infrastrukturelle Limits einer Live-Veranstaltung. Es können Teilnehmer aus der ganzen Welt unkompliziert von ihrem Schreibtisch aus teilnehmen. Somit ist die Teilnehmerzahl für den virtuellen Part der hybriden Veranstaltung beliebig skalierbar.

Mögliche Interaktion

Bieten Sie Ihren Teilnehmner die Möglichkeit mit- und untereinander zu kommunizieren. Mit hybriden Veranstaltungen können Sie Ihre Teilnehmer nach Belieben aktiv einbeziehen. Auch die Einbindung von Quizzes oder Umfragen ist möglich. Diese können in Echtzeit bespielt und ausgewertet werden.

Hybrid Events mit eyepinX planen

Genau wie klassische Events profitieren auch hybride Events von unserer jahrelangen Erfahrung im Event Marketing. Erstellen Sie mit wenigen Klicks Gäste- & Wartelisten, Einladungen, automatisierte Bestätigungsemails und behalten Sie die Anmeldungen stets im Auge. In Verbindung mit der eyepinX Gate Einlasslösung können Sie außerdem Auslastung und die Anzahl der Gäste in Vorträgsräumen in Echtzeit ausgewertet und gemonitort werden.

Split der Veranstaltung

Splitten Sie Ihre Veranstaltungen unkompliziert und zeitsparend in Live- und Onlineparts. Mit der Eventlösung von eyepin können mehrere Termine für ein Event erstellt und betreut werden. Fügen Sie unterschiedliche Locations oder Streaming Services hinzu und schaffen Sie so einen echten Mehrwert für Ihre Teilnehmer.

Automatisierte Prozesse

Verschicken Sie ganz ohne zusätzliche Arbeit Bestätigungen, wiederholte Einladungen oder Reminder an die richtigen Empfänger. Auch die Integration von Webinar-Anbietern ist möglich. So bekommen Ihre Gäste nach einer Zusage automatisch den Link zur Teilnahme für ein Webinar oder einen Stream.

Gästelistenverwaltung

Schon bei der Planung bietet eyepinX intelligente Hilfen. Verschiedene Gästelisten für den Part vor Ort und Live? Sie können beliebig viele einzelne Adresslisten hochgeladen und eyepinX gleicht automatisch auf Doubletten ab und liefert eine übersichtliche Statistik über die eingeladenen Kontakte, Anmeldestatus und Wartelistenkapazitäten.

First Come First Serve (FCFS)

Die Teilnehmerzahl für das Live- Event kann mit eyepinX unkompliziert und schnell limitiert werden. Sobald die festgelegte Teilnehmeranzahl erreicht ist, wird die Anmeldung für die Veranstaltung vor Ort geschlossen und die Anmeldung für den virtuellen Teil geöffnet. Ganz nach dem Motto „First Come, first Serve“. Natürlich ist auch eine manuelle Zuordnung der Teilnehmer möglich.

Akkreditierung

Ihre Teilnehmer können bei der Anmeldung angeben, dass sie gern an einem bestimmten Teil des hybriden Events teilnehmen möchten. In der eyepin Marketing Suite können Sie diesem Wunsch nachgehen oder den jeweils anderen Eventpart anbieten. In beiden Fällen erhält der Teilnehmer eine automatisierte Bestätigungsmail.

Limitierung

Mit eyepinX können Sie für beide Parts der Veranstaltung- Live oder virtuell, unterschiedliche Teilnehmerzahlen einstellen. Sobald die maximale Anzahl erreicht ist, ist eine direkte Anmeldung nicht mehr möglich und der Interessent wird auf einer Warteliste vermerkt. Im Nachgang können Sie selbstverständlich weitere Teilnehmer der Warteliste zum Events zulassen.

Optionale Warteliste

Sie können ganz einfach eine Warteliste für Ihr Hybrid Event aktivierten. Sollte sich ein Teilnehmer zu einem bereits ausgebuchten Event anmelden, erhält er eine automatisierte E- Mail für die Warteliste. Seine Anmeldung wird erst bestätigt, sobald ein Platz frei wird. Auch dann erhält er automatisch eine Bestätigungsemail.

Hybrides Ticketing

Auch für kostenpflichtige Veranstaltungen bietet eyepin eine fertige Lösung. Unterschiedliche Ticket-Kategorien können über Zugangscodes sowohl für den Vor-Ort-Einlass mit QR-Code und Wallet-Ticket als auch für die Teilnahme an Live-Sreams mit Zugangscode verwendet werden.

Coming soon: Fixe Sitzplatzzuteilung

Ab Frühjahr 2021 ist auch eine fixe Sitzplatzreservierung mit eyepinX möglich. Der Gast sieht bei Anmeldung einen möglichen Sitzplan und kann einen freien Platz wählen. Bereits gebuchte Sitzplätze können nicht mehr ausgewählt werden.

Haben Sie Fragen?

Unsere Berater stehen Ihnen jederzeit gerne für weitere Informationen zur Marketing Suite oder zu den einzelnen Marketing Tools zur Verfügung. Teilen Sie uns einfach Ihr Anliegen mit und gerne auch, wie wir Sie kontaktieren dürfen.