5 Tipps für Ihre Veranstaltung in 2023

11. Januar 2023

Was Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung, ob groß oder klein, beachten sollten, um am Puls der Zeit zu sein.

Eines ist klar – die Eventbranche hat sich durch die Ereignisse der letzten Jahre stark verändert! Und auch, wenn wir es alle kaum erwarten können wieder zu „back to normal“ zurückzukehren, müssen wir uns die Frage stellen, ob diese neue Normalität nicht einfach etwas anders aussieht.

Glücklicherweise gibt es bereits jetzt viele Möglichkeiten, auch kleine Veranstaltungen, dieser neuen Normalität anzupassen und so auch in Zukunft geniale Events zu veranstalten.

Einfache Online-Registrierung und Payment-Funktionen

Ein gut aufgebauter und nutzerfreundlicher Registrierungsprozess bietet Teilnehmern von Beginn an einen positiven Eindruck und minimiert eventuelle Hürden für den Abschluss einer Registrierung. Für Veranstalter bietet eine Online-Registrierung, die über eine professionelle Event Plattform abgewickelt wird, den klaren Vorteil, dass alle abgefragten Daten gespeichert und anschließend einfach für weitere Aktionen genutzt werden können. Auch eine sichere und zuverlässige Bezahlfunktion bietet weitere Vorteile für Veranstalter und Teilnehmer.

Digitaler Check-in

Gefragter denn je. Und, das nicht nur bei großen Veranstaltungen, die meist bereits auf einen digitalisierten Einlass setzen, sondern auch für die kleineren Events. Neben der Tatsache, dass ein digitaler Check-in mithilfe einer zuverlässigen und schnellen Einlasslösung jedes Event noch etwas professioneller wirken lässt, bietet dieser viele Vorteile, sowohl für Veranstalter, als auch für Teilnehmer. Veranstalter haben immer einen Überblick über die Auslastung und können entsprechend reagieren. Teilnehmer können einfach und bequem via QR-Code einchecken.

Interaktive Veranstaltungen

Mithilfe von Gamification kann sowohl der Fun-Faktor, als auch die Interaktionsrate eines Events enorm gesteigert werden. Binde deine Gäste ein, animiere sie, aktiv mitzumachen und biete ihnen Goodies. Zum Beispiel indem Gewinnspiele, Quizzes oder Live-Umfragen noch während der Veranstaltung an die Teilnehmer am Veranstaltungsgelände ausgespielt werden. Oftmals kann das spielerische Einbinden der Teilnehmer als regelrechter Motivations-Boost wirken.

Die Kombination aus digitalen und live Events

Hybride Events sind, ebenfalls der letzten Jahre geschuldet, klar im Vormarsch. Der große Vorteil aus der Kombination von Online- und Onsite-Events ist, dass aufgrund des Live-Streams bzw. des Online-Parts die Inhalte der Veranstaltung mehr Menschen zugänglich gemacht werden können und damit bspw. auch Teilnehmer aus anderen Ländern, ohne großen Aufwand, teilnehmen können. Dies ist nicht nur praktisch, sondern auch sehr zeitgemäß und kann mithilfe von guten Konzepten zu hybriden und digitalen Events zur Einsparung von CO2 beitragen. Was uns gleich zum nächsten Punkt führt…

Green Events

Umwelt- und Klimaschutz betrifft uns alle und ist längst zur unternehmerischen Verantwortung geworden. Mit hybriden Veranstaltungen, einem professionellen und digitalen Einladungs- und Einlass-Management kann, neben einer erhöhten Energieeffizienz, Abfallvermeidung und umweltschonender An- und Abreise der Teilnehmer, bereits im Vorfeld der Veranstaltung ein großer Teil zu einer nachhaltigen und umweltfreundlichen Veranstaltung beigetragen werden.

Zusammengefasst kann man sagen, dass die Möglichkeiten von digitalen Events immer umfassender werden und auf jeden Fall einige Vorteile bieten. Die Kunst wird darin liegen einen guten Mittelweg zwischen Digitalen- und Live-Formaten zu finden. Denn wir sind trotzdem alle soziale Wesen und wollen schlussendlich wieder echte Begegnungen und einen Austausch im Real Life. Mithilfe von Hygiene- und Schutzkonzepten, wie Raumauslastungen, einem generellen Auslastungs-Monitoring, der Möglichkeit von kontaktlosem Check-in und Gästemanagement sowie einer Anwesenheitsdokumentation, werden Live Events auch in Zukunft die Eventbranche rocken!

Autor: Eva-Maria Föda